Een factuur opstellen als zzp is een van de belangrijkste en leukste activiteiten als zzp’er. Het is een beloning voor je harde werken. En als ze die ook nog betalen krijg je meer voldoening van je werk. Maar hoe ga je je eerste factuur opstellen als zzp en aan welke (wettelijke) eisen moet deze voldoen? In dit artikel vertel ik je er meer over.
Je eerste factuur opstellen als zzp
Gefeliciteerd! Je mag je eerste factuur opstellen. Dat kan op drie manieren:
- met Excel of Word
- door het gebruik van een (online) factuurprogramma (of mobiele app)
- via een (online) boekhoudprogramma
Factuur opstellen als zzp in Excel of Word
Het opstellen van je eerste facturen als zzp’er kan je eenvoudig doen in Excel of Word. Veel starters beginnen hiermee. Op het internet kan je ook veel voorbeelden hiervan vinden. Het nadeel van werken met Excel of Word is ten opzichte van een factuurprogramma of boekhoudprogramma dat het foutgevoelig is (een typefout is zo gemaakt) en de facturen moet je nog apart in je eigen administratie boeken.
Als het erg goed met je bedrijf gaat en je meer facturen gaat sturen, is mijn ervaring dat het werken met Excel of Word onnodig veel tijd gaat kosten. Terwijl je het dan al druk genoeg hebt met ondernemen. Mijn ervaring is dat het gemak en de tijdwinst die je boekt als je gebruik maakt van een factuurprogramma of boekhoudprogramma ruimschoots goed maakt. De kosten van zo’n programma zijn tegenwoordig laag en ook nog zakelijk aftrekbaar.
Daarnaast kan je vaak ook in zo’n factuur programma je offertes versturen en herinneringen. Wel zo makkelijk.
Factuur opstellen als zzp in een (online) factuurprogramma (of mobiele app)
Tegenwoordig zijn er veel betaalbare (online) facturatieprogramma’s, waarmee je in een paar tellen mooie facturen kan opstellen. Dit inclusief herinneringen en aanmaningen. Dat scheelt een hoop tijd. Ook kunnen de facturen vanuit het pakket via e-mail naar je klanten verzonden worden. Wel zo handig.
Je hoeft ook niet na te denken over de factuurvereisten. De pakketten zorgen ervoor dat alles wat voor de wet nodig is op de factuur komt te staan.
Factuur opstellen als zzp in een (online) boekhoudprogramma
Als je gebruik maakt van een boekhoudprogramma waar je naast de facturen naar je klanten ook de rest van de boekhouding (bankmutaties en inkoopbonnen) kan verwerken, dan scheelt het je nog meer tijd. Geen dubbel werk en alles netjes en overzichtelijk in één programma.
Meer informatie over keuze tussen boekhouden in een (online) boekhoudpakket of in Excel?
Als je meer informatie wilt over de keuze tussen boekhouden in een (online) boekhoudpakket of in Excel, dan verwijs ik je graag naar dit artikel voor tips en uitleg.
Wil je meer informatie over hoe je zelf je boekhouding kan doen of lezen over de voor- en nadelen van het uitbesteden aan een boekhouder of belastingadviseur? Lees dan dit artikel voor meer informatie en tips.
Wat moet er op je eigen factuur naar klanten staan?
Let op. De facturen die je naar je klanten stuurt moeten volgens de wet aan bepaalde eisen voldoen. Als de factuur niet aan deze eisen voldoet, kan het zijn dat je klant de btw niet aftrekken. En bij bijvoorbeeld geen opeenvolgende factuurnummering kan de Belastingdienst niet controleren of alle facturen wel in je administratie verwerkt zitten (en je niet eentje niet hebt vermeld om niet aan de Belastingdienst door te geven).
Een factuur moet in ieder geval de volgende gegevens bevatten, het is nogal een lijst:
- een uniek, opeenvolgend nummer (1, 2, 3 etc.)
- factuurdatum
- naam en het adres van de klant
- datum waarop de levering of de dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid
- een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst
- de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten
- de eenheidsprijs
- eventuele kortingen
- het btw-bedrag uitgedrukt in euro’s
- het bedrag inclusief btw
- betalingstermijn
- jouw btw-identificatienummer
- het btw-identificatienummer van de klant (bij levering of dienst aan een afnemer gevestigd in een ander EU land en btw verlegd naar afnemer)
- jouw registratienummer bij de Kamer van Koophandel
Zorg dat je dit goed hebt geregeld, zodat je bij een controle van de Belastingdienst hier niet tegen de lamp loopt…
Factuur naar klanten in het buitenland
Stuur je facturen naar klanten in het buitenland? Let dan op de regels voor de btw. Het kan zijn dat je dan niet de btw hoeft te vermelden, maar alleen een zinnetje btw verlegd naar afnemer. In het geval van een afnemer binnen de EU moet er dan ook een btw nummer van de klant op de factuur staan. De Belastingdienst heeft een handig hulpmiddel op haar website ontwikkeld om er snel achter te komen wat je op je factuur moet vermelden in geval van een buitenlandse opdrachtgever.
Klanten betalen niet op tijd?
Houdt goed de betalingstermijn in de gaten. Sommige klanten betalen altijd keurig op tijd, maar controleer dit wel goed. Stuur op tijd herinneringen als de klant na het verstrijken van de betalingstermijn nog niet betaald heeft. Let hier goed op. Mijn ervaring is hoe langer je wacht, hoe langer het ook duurt voordat je je geld hebt ontvangen. Als de klant ook niet na het verstrijken van de eerste herinnering heeft betaald kan je een tweede herinnering sturen. Of je kan contact opnemen of er een reden is waarom de klant nog niet heeft betaald. Bijvoorbeeld ontevreden met het product of geleverde dienst? Mijn ervaring is dat persoonlijk contact ook helpt om de klant sneller te laten betalen.
Als de klant dan nog steeds niet heeft betaald, dan kan je daarna een aanmaning sturen met dreiging van het uit handen geven aan een incassobureau. Soms schrikken mensen daarvan en gaan dan sneller over tot betaling. Na het verstrijken van de aanmaningstermijn mag je ook incassokosten in rekening brengen. Zie Wet incassokosten (WIK).
Wil je meer belastingtips?
Wil je nog meer tips en uitleg over hoe je als zzp’er je cijfers op orde hebt? Daarmee kan je ook belasting besparen! Klik dan op één van de volgende categorieën voor meer informatie.
Lees het artikel ‘de vijf belangrijkste aftrekposten voor de zzp‘ voor meer informatie.
Kan ik je ergens bij helpen?
Word dan lid van Het Ondernemerscollectief en maak gebruik van de fiscale helpdesk of neem vrijblijvend contact met mij op.
Martijn Pennekamp is de oprichter van het startersplatform ikwordzzper.nl en het ledenplatform Het Ondernemerscollectief. Volg hem via Twitter via @ikwordzzper of word fan van zijn Facebook pagina.