Tips om zo simpel mogelijk je zzp administratie bij te houden

De meeste zzp’ers vinden het niet het leukste klusje om te doen: zzp administratie opzetten en bijhouden.

Als je het geordend, gestructureerd bijhoudt krijg je vanzelf meer inzicht en scheelt het je een hoop tijd. Dit geeft je rust en hierdoor wordt je administratie bijhouden steeds ‘leuker’. In dit artikel vertel ik graag meer over wat je als zzp’er moet bijhouden. Ook geef ik je graag tips om dit zo simpel mogelijk bij te houden.

Voordelen van zzp administratie opzetten

Ten eerste is het wettelijk verplicht een deugdelijke administratie te voeren. Dit om aan te kunnen tonen waar de bedragen die je in je belastingaangiften (aangifte inkomstenbelasting en btw aangiften) vermeld op zijn gebaseerd. Als zzp’er dien je daardoor een zzp administratie opte zetten en bij te houden. Als de inspecteur erom vraagt moet je deze aan hem of haar beschikbaar stellen voor controle.

Ten tweede is het niet alleen voor de Belastingdienst goed om te weten hoe je er voor staat, maar ook voor jezelf. Je wilt toch weten hoeveel je overhoudt van wat je verdient? Inzicht in je omzet, kosten en winst geeft je veel informatie over hoe je ervoor staat en wat je kan verbeteren. Je maakt dan keuzes zoals besparen of investeren (wel of niet de nieuwe laptop) op basis van juiste actuele cijfers.

Ten derde is het ook voor derden, zoals de bank, van belang dat je een deugdelijke administratie bijhoudt. Dit is bijvoorbeeld van belang als je een hypotheek wilt aanvragen. Een andere derde kan een maatschappij zijn waar je een overeenkomst voor een leaseauto mee wilt afsluiten. Ook die willen verslagen zien waaruit blijkt dat je de premie kan betalen.

Wat moet je als zzp’er voor je administratie bijhouden

Om je zzp administratie op te zetten moet je allerlei gegevens bijhouden. Dit om later aan te kunnen tonen waar de cijfers op gebaseerd zijn en om bij te houden hoe je er voor staat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• in- en verkoopfacturen
• banktransacties (of bankafschriften)
• uitdraaien uit het boekhoudprogramma waarin de administratie is bijgehouden
• agenda
• contracten
• kilometerverantwoording
• urenregistratie

Wat je exact moet bijhouden hangt af van je eigen situatie. Alles wat betrekking heeft op het voeren van je administratie.

Hoe kan je het beste je zzp administratie opzetten?

Een formele instructie voor de ordening en indeling van je zzp administratie is er niet. Maar omdat je er voor moet zorgen dat deze bestanden / documenten bij een belastingcontrole beschikbaar zijn, dienen deze documenten op een zodanige manier worden geordend dat de inspecteur deze relatief snel kan controleren. Handig is alles op eenzelfde manier te bewaren. Bijvoorbeeld in een ordner of in een digitale map. En dit per jaar en/of per kwartaal. Hierdoor kan je alles makkelijk terugvinden. Geen schoenendozen vol met bonnetjes.

Zorg dat het voor zowel jou als de inspecteur snel inzichtelijk is waarop boekingen zijn gebaseerd. Dit scheelt je zelf in de toekomst ook tijd. Het is niet ondenkbaar dat je weleens wat moet opzoeken in je administratie van voorgaande jaren. Als je dat netjes hebt bijgehouden en bewaard scheelt dat je veel tijd en geeft het je meer rust omdat je weet dat je administratie op orde is.

Kies een boekhoudpakket waarin je je zzp administratie gaat opzetten

Het bijhouden van je zzp administratie gaat een stuk eenvoudiger als je kiest voor een (online) boekhoudpakket. Je kan beginnen met het bijhouden in Excel, maar ik adviseer in ieder geval voor je uitgaande facturen een online boekhoudpakket aan te schaffen. Lees het artikel ‘Zelf je zzp boekhouding doen‘ voor meer informatie hierover of kijk hieronder naar een aantal opties die wellicht interessant voor je zijn.

 

Zorg voor een zakelijke bankrekening bij je zzp administratie opzetten

Om het privé en zakelijke gedeelte uit elkaar te houden is het aan te raden een zakelijke bankrekening te gebruiken. Als je je privé en zakelijke financiën op één hoop gooit, dan lopen de privé en zakelijke inkomsten en uitgaven door elkaar. Hierdoor wordt het lastig om een deugdelijke administratie te voeren. Door het bijhouden van een aparte zakelijke rekening houd je alles overzichtelijk. Je krijgt een goed inzicht in je inkomsten en uitgaven. Wat je aan belasting moet betalen en wat je overhoudt om privé te besteden. Maak dat bedrag één keer per maand naar je privérekening over, dat maakt het overzicht veel makkelijker. Lees in dit artikel meer over het nut van een zakelijke bankrekening.

Zet je te betalen belastingen op een aparte rekening

Voorkom onverwachte verrassingen. Zet je te betalen btw en inkomstenbelasting op een aparte rekening. Weet je nog niet hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen? Het hangt van je winst af en of je aan bepaalde voorwaarden voldoet zoals de zelfstandigenaftrek. In de meeste gevallen is het opzij zetten van 42% van je winst (dus omzet minus kosten, dit alles exclusief btw) voldoende. Wil je hier meer informatie over hebben of kun je af en toe wel wat hulp gebruiken? Word lid van de fiscale helpdesk van Het Ondernemerscollectief.

Houd rekening met aftrekbare zakelijke kosten

Controleer goed wat er wel en niet aftrekbaar is. Houd goed bij of je alle zakelijke kosten hebt meegenomen. Controleer daarvoor ook je zakelijke bankrekening. Lees het artikel met meer informatie over aftrekbare zakelijke kosten.

Houd je zakelijke kilometers met privé auto bij

Als je zakelijke kilometers met je privé auto maakt, dan zijn deze voor € 0,19 per kilometer aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Dat wil zeggen dat je dan een ‘fictieve’ kostenpost mag toevoegen voor iedere kilometer die je voor zakelijke doeleinden met je privé auto maakt. Zelfs als je met je privé fiets zakelijke kilometers maakt, mag je ook € 0,19 per kilometer ‘declareren’. Dit betekent dat je al je zakelijke kilometers met privé vervoer goed moet bijhouden en dit eventueel kan aantonen in combinatie met je agenda. Dit in je zzp administratie bijhouden levert je dus direct geld op! Voor tips over aftrekbare reiskosten, lees hier meer. 

Bijhouden van je uren

Bij je zzp administratie opzetten kan het ook van belang zijn je uren bij te houden. Het bijhouden van je uren kan belangrijk zijn voor je aangifte inkomstenbelasting (jaarlijkse belastingaangifte). Als je namelijk in 1 jaar meer dan 1225 uur aan je onderneming hebt gewerkt levert dit een aardige aftrekpost op, dan voldoe je aan het urencriterium. Dit komt door de zelfstandigenaftrek en/of startersaftrek. Klik hier voor meer informatie over dit onderwerp.

Het bijhouden van je uren kan je het beste continue doen. Dan loop je niet achter de feiten aan. Doe het niet wanneer je vragen krijgt van de inspecteur van de Belastingdienst, want dan moet je over een jaar (of soms langer) terugzoeken wat je precies hebt gedaan en dat allemaal waarheidsgetrouw in een overzicht verwerken. Dat is achteraf heel veel werk en nog maar de vraag of je alles terug kan vinden. Er zijn tegenwoordig ook handige en betaalbare apps waarin je gemakkelijk je uren kunt bijhouden. Draai een overzicht uit en je bent klaar!

 

Mag je je zzp administratie digitaal bewaren?

Volgens de Belastingdienst mag je facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Je mag dus digitaal je zzp administratie opzetten.

Er moet dan wel sprake zijn van een juiste en volledige weergave van het origineel. Als je daarnaast alle betalingen via je bankrekening laat lopen, dan heb je ook extra bewijs dat het bedrag ook daadwerkelijk betaald / ontvangen is. En wordt er minder getwijfeld aan de juistheid van de bon.

Hoe lang moet je je zzp administratie bewaren?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht jouw administratie zeven jaar te bewaren. Voor wat betreft de bewaartermijn wordt er onderscheid gemaakt tussen documenten met betrekking tot onroerend goed en financiële boekhouddocumenten en andere bescheiden. De administratie inzake onroerend goed moet je minstens tien jaar bewaren.

Nog meer tips om je zzp administratie goed te regelen

De kunst van een goede administratie is het regelmatig bijhouden. Het helpt om je zzp administratie vanaf het begin goed op te zetten.

Vaak helpt het om de administratiegegevens, voornamelijk inkomende facturen en bonnetjes, op eenzelfde plek continue te bewaren. Dat scheelt veel zoektijd en ergernis. Ook zie je er daardoor minder tegen op om met je administratie aan de slag te gaan. Een geordende administratie werkt toch veel prettiger dan wanneer je veel tijd kwijt bent aan zoeken en denken ‘waar was dat bonnetje ook al weer?’.

Succes met het toepassen van de tips en het bijhouden van je administratie! Ik hoop dat het zo ook voor jou ‘leuker’ wordt om je zzp administratie op te zetten en bij te houden.

Wil je meer belastingtips?

Wil je nog meer tips en uitleg over hoe je als zzp’er je cijfers op orde hebt? Daarmee kan je ook belasting besparen! Klik dan op één van de volgende categorieën voor meer informatie.

• starters
• zzp inkomstenbelasting
• zzp btw
• zelf boekhouden
• tips om belasting te besparen

Lees het artikel ‘de vijf belangrijkste aftrekposten voor de zzp‘ voor meer informatie.

Kan ik je ergens bij helpen?

Word dan lid van Het Ondernemerscollectief en maak gebruik van de fiscale helpdesk of neem vrijblijvend contact met mij op.