aftrekbare kosten zzp

Bespaar belasting: zorg dat je geen aftrekbare kosten vergeet

Als zzp’er kun je belasting besparen door zo veel mogelijk aftrekbare kosten op te voeren. Maar helaas zijn niet alle kosten aftrekbaar.

Wanneer mag je als zzp’er een uitgave als zakelijke aftrekbare kosten verwerken en wanneer mag dat niet of voor een deel? Je zit niet te wachten op fiscaal gedoe als de belastinginspecteur bij je op bezoek komt om de boeken te controleren. Maar je wilt ook niet onnodig te veel belasting betalen. Daarom is het van exact te weten welke kosten geheel, gedeeltelijk of helemaal niet aftrekbaar zijn. Dit geldt zowel voor de inkomstenbelasting als voor de btw (omzetbelasting).  

In dit artikel leg ik je graag hier meer over uit zodat ook jij alle kosten meeneemt. Hierdoor betaal je uiteindelijk zo min mogelijk belasting. Of je nu zelf je boekhouding doet, of het uitbesteed is het goed hier meer over te weten.

Ik zal de volgende onderwerpen behandelen:

  • Voordeel van fiscaal aftrekbare kosten
  • Wat zijn fiscaal aftrekbare kosten voor de inkomstenbelasting
  • Wat zijn fiscaal aftrekbare kosten voor de omzetbelasting (btw)
  • Hoogte van de kosten
  • Zorg voor een factuur (bon)
  • Zakelijk aftrekbare kosten: aanloopkosten als zzp’er
  • Inbreng vanuit privé (beginbalans)
  • Beperkt aftrekbare kosten
  • Horecakosten voor de zzp
  • Niet aftrekbare kosten
  • Werkruimte thuis
  • Werkkleding
  • Verblijfkosten
  • Vaartuigen voor representatieve doeleinden
  • Reiskosten met privé auto
  • Auto van de zaak
  • Investering of aftrekbare kosten
  • Afschrijvingen
  • Investering en ook deels privé gebruik
  • In welke periode boek je de kosten

Voordeel van zakelijk aftrekbare kosten

Het voordeel van zakelijk aftrekbare kosten voor de zzp’er is dat deze uitgaven in mindering komen op de winst die je maakt. Over de winst wordt de inkomstenbelasting berekend. Dus hoe meer kosten je maakt, hoe minder inkomstenbelasting je betaalt.

Stel dat je voor € 5.000 aan kosten hebt gemaakt in een jaar en je zou daar 42% belasting over moeten betalen, dan scheelt dit je toch € 2.100 aan belasting. Daarnaast zit er op je uitgaven ook vaak 21% btw (omzetbelasting) en die mag je dan met je aangifte omzetbelasting (btw aangifte) terugvragen van de Belastingdienst of in mindering brengen op het te betalen bedrag op aangifte.  

Uiteraard wil je als zzp’er zo veel mogelijk winst maken, maar vanuit mijn praktijk zie ik dat zzp’ers kosten maken die ze uit onwetendheid niet opgeven. Die kosten maken ze toch en door het niet op te geven betalen ze  onnodig te veel inkomstenbelasting.

Wat zijn zakelijk aftrekbare kosten voor de inkomstenbelasting

In het algemeen geldt dat alle uitgaven gemaakt voor de uitoefening van je onderneming aftrekbaar zijn voor de berekening van je fiscale winst voor de aangifte inkomstenbelasting (jaarlijkse belastingaangifte).

Als een uitgave gedaan is in het belang van de onderneming, dan mag je het in principe in aftrek brengen op je winst. Je jaarlijkse winst is het verschil tussen de opbrengsten die je behaalt en de kosten die je maakt.

Let wel op, er zijn uitgaven die geheel, gedeeltelijk of helemaal niet aftrekbaar zijn. Hierbij gaat het om kosten die een privé element bevatten. Daarover volgt later in dit artikel meer uitleg.

Wat zijn zakelijk aftrekbare kosten voor de omzetbelasting (btw)

De btw over je kosten, inkopen en investeringen mag je aftrekken als voorbelasting. Dit geef je op bij je btw aangifte (aangifte omzetbelasting). Hierbij is het wel als eis dat je de goederen en/of diensten gebruikt voor het maken van omzet die met btw is belast. En dat je dus ieder kwartaal of jaarlijks je btw aangifte stuurt naar de Belastingdienst.

Dus als je zelf geen leveringen of diensten verricht (omzet aan je klanten/opdrachtgevers) die met btw belast zijn (waar je btw over rekent), dan mag je de btw op je zakelijke uitgaven ook niet in aftrek brengen. Dan worden het kosten. Dan reken je de btw op je uitgaven als kosten, dus boek je de zakelijke kosten inclusief btw.

Gebruik je de goederen of diensten voor zowel belaste als vrijgestelde prestaties voor de btw? Dan is alleen de btw voor belaste ondernemersactiviteiten aftrekbaar. De btw moet nu worden gesplitst in een aftrekbaar en niet-aftrekbaar deel op basis van de verhouding tussen belaste en vrijgestelde omzet.

Hoogte van de zakelijk aftrekbare kosten

De hoogte van deze kosten wordt in principe niet getoetst door de Belastingdienst. De Belastingdienst mag niet op de stoel van jou als ondernemer gaan zitten. Of jij nu naar de Action gaat voor je kantoorartikelen of bij de plaatselijke Bruna, daar gaat een inspecteur niet over.

aftrekbare kosten zzp

Wel als je bijvoorbeeld een privé helikopter zou aanschaffen om als belastingadviseur naar je klanten te gaan. Dan zijn de kosten niet in redelijke verhouding tot wat het voor je onderneming oplevert. Dan zijn de kosten zo hoog dat geen enkel redelijk denkend ondernemer kan volhouden dat hij deze heeft gemaakt uit zakelijk belang. Ander vervoer, zoals vliegtickets kopen, met de trein of met de auto is aanzienlijk voordeliger dan de aanschaf van een privé helikopter. Hierdoor kan de aftrek van de privé helikopter worden geweigerd.

Tip. Heb je kosten in je administratie verwerkt waar je zou kunnen voorstellen dat bij controle de inspecteur daar vragen over kan stellen? Zorg dan dat je een notitie bewaart met een toelichting met welk zakelijk doel je die bepaalde kosten hebt gemaakt.

Zorg voor een factuur (bon)

Je hebt een factuur (bon) van de uitgave nodig om de kosten te kunnen verantwoorden. Zorg dat op de factuur duidelijk de datum, factuurbedrag, factuurnummer, bedrijfsnaam van leverancier, btw bedrag en aard van de geleverde goederen of verstrekte diensten staat vermeld. Voor horecakosten gelden eenvoudigere eisen. Minimaal de datum van uitreiking, naam van de horecagelegenheid en omschrijving van de genuttigde drank- en etenswaren.

Voor de btw moeten bedragen boven de € 100 op bedrijfsnaam. Betaal deze ook via je zakelijke bankrekening. Des te meer is het aannemelijk dat jij die uitgaven hebt gedaan in het kader van je onderneming. Dat je niet ergens een bonnetje op straat hebt gevonden en in je boekhouding hebt gestopt om minder kosten te hebben en daardoor minder belasting te betalen.

Zorg dat je de bonnen goed bewaart bij je administratie. Wil je meer tips over wat je moet bijhouden als zzp’er voor je administratie? Klik dan hier voor meer tips.

Zakelijk aftrekbare kosten: aanloopkosten als zzp’er

Kosten die je hebt gemaakt voordat je je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel mogen tot 5 jaar terug als aanloopkosten worden meegenomen. Dit doe je dan in de aangifte inkomstenbelasting in het jaar waarin je start met inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Ben je bijvoorbeeld in 2017 gestart, dan mag je de (zakelijke) kosten vanaf 1 januari 2013 in aftrek brengen.

Enkele voorbeelden van aanloopkosten zijn:

  • Reiskosten en km declaraties (ben je met je privé auto voor je op te starten bedrijf op pad geweest, dan mag je € 0,19 cent per km als bedrijfskosten in aftrek brengen). Klik hier voor meer uitleg over aftrekbare reiskosten. 
  • Lunch/diners (met relatie/cliënt) (beperkt aftrekbaar)
  • Telefoonkosten
  • Website/webhosting
  • Laptop
  • Drukwerk (visitekaartjes)
  • Studiekosten/cursussen
  • Boeken
  • Juridische advieskosten/notaris

Je moet wel kunnen aantonen dat je de kosten daadwerkelijk hebt gemaakt. Dit moet je dan doen aan de hand van facturen of een kilometeradministratie met een agenda waarin de afspraken staan.

Daarnaast moet je de relatie tussen de kosten en je bedrijf kunnen verantwoorden. Dus goed aannemelijk maken dat de uitgave in het belang van je onderneming is.

Denk ook aan de btw. Wanneer je ondernemer voor de btw bent, mag je de btw die over jouw zakelijke kosten in rekening wordt gebracht, in aftrek brengen bij je btw aangifte. Let wel op dat je over representatiekosten, zoals lunch en diner, je de btw niet in aftrek mag brengen.

Inbreng vanuit privé (beginbalans)

Het kan zijn dat je eerst in privé goederen hebt gekocht, bijvoorbeeld een Laptop, en deze dan later zakelijk gaat gebruiken. Dat verwerk je als volgt.

Bij de start van je onderneming waarbij je de goederen eerst privé hebt gekocht en bij de start van je onderneming zakelijk inbrengt mogen de goederen (boven de € 450 excl. btw) op de balans geplaatst worden. Over deze investeringen (roerende goederen) schrijf je dan in 5 of 10 jaar af (dus niet gelijk in jaar van aanschaf als kosten). Dit is een wettelijke termijn. Over onroerend goed schrijf je langer af. Over de afschrijvingen volgt later in dit artikel meer uitleg.

Uitgaven van materiële goederen onder de € 450 excl. btw zijn kleine aanschaffingen en mogen als kosten in aftrek worden gebracht van de winst in het jaar van aanschaf. Zorg wel dat je alle bonnen goed bewaard.

Beperkt aftrekbare kosten

Het kan zijn dat je kosten uit zakelijk oogpunt maakt, maar die een privé element bevatten. Dit doordat je zelf of een ander hier persoonlijk voordeel van heeft. Dit worden ook wel gemengde kosten genoemd. In dat geval is alleen het zakelijk deel aftrekbaar. Denk hierbij aan telefoonkosten en internetkosten thuis. Een voorbeeld hiervan zijn de horecakosten zal die zal ik in de volgende paragraaf behandelen.

Let op dat voor zowel de aangifte inkomstenbelasting als de btw aangifte er beperkt aftrekbare kosten zijn bij een deel privé gebruik. Voor de btw aangifte corrigeer je het privégebruik deel in de laatste btw aangifte van het jaar (vaak over het vierde kwartaal).

Tip: op de site van de Belastingdienst staat een handig overzicht van beperkt of niet aftrekbare kosten voor je onderneming. Klik hier om dat artikel te lezen.

 horecakosten zzp

Horecakosten voor de zzp

Horecakosten, zoals een zakenlunch of zakendiner met een zakelijke relatie zijn beperkt aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Voor de btw zijn de horecakosten doorgaans niet aftrekbaar. Hierover later meer in deze paragraaf.

Ondanks dat er zeker een zakelijk belang speelt, vindt de Belastingdienst dat er ook een privé element meespeelt. Je spaart namelijk jezelf en je klant een maaltijd uit.

Hierdoor is het wettelijk vastgelegd dat in (vanaf 2017) horecakosten voor 80% aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting (jaarlijkse belastingaangifte). Dus je mag 20% niet in aftrek brengen en als privé uitgaven verwerken in je administratie. Er geldt ook een drempelbedrag echter die is vaak alleen van belang voor grotere ondernemingen en niet voor zzp’ers. Daarom behandel ik de drempel niet hier.

Voor de btw (omzetbelasting) zijn horecakosten, mits genuttigd in de horecagelegenheid, niet aftrekbaar. Dit wil zeggen dat de btw over horecakosten die je nuttigt in een horecagelegenheid in zijn geheel niet aftrekbaar is. Dit mag je dan wel weer als zakelijke kosten meenemen voor de inkomstenbelasting en dan over het totaalbedrag (inclusief btw) 80% in aftrek brengen bij je aangifte inkomstenbelasting.

Wel is de btw op horecakosten aftrekbaar als je de lunch of diner op de huisvesting van je eigen bedrijf nuttigt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een diner van de afhaalchinees of broodjes van een catering.

Niet aftrekbare kosten

Kosten die geen enkel zakelijk belang dienen (privékosten), kan je niet aftrekken voor de inkomstenbelasting. Daarnaast zijn er een aantal kosten door de wetgever expliciet vermeld als niet aftrekbaar denk hierbij aan:

  • zogenoemde standsuitgaven’. Bijvoorbeeld een aanschaf van een maatpak voor speciale representatieve gelegenheden. Ook al draag je dat voor zakelijke motieven, het is niet aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.
  • geldboeten (zoals van de Belastingdienst, verkeersboetes)
  • Persoonlijke verzorging

De niet aftrekbare kosten moeten in de boekhouding als privé uitgaven verwerkt worden.

Tip (zoals eerder genoemd): op de site van de Belastingdienst staat een handig overzicht van beperkt of niet aftrekbare kosten voor je onderneming. Klik hier voor meer informatie daarover. 

Werkruimte thuis

Maak je als zzp’er gebruik van een werkruimte thuis? Dan zijn onder voorwaarden een aantal kosten zakelijk aftrekbaar.

Dit heeft te maken met de vraag of er sprake is van een zelfstandige werkruimte of niet. En er geldt een eis ten aanzien van de verdiensten. Alleen als je aan deze eisen voldoet, mag je kosten in aftrek brengen.

De kosten van de inrichting van de werkkamer sluiten aan bij de kosten van de werkkamer zelf. Zijn de kosten van de werkkamer in de woning dus niet aftrekbaar, dan geldt dat ook voor de inrichting ervan, zoals het bureau, de lampen en de kast in de woonkamer. Denk hierbij ook aan de mogelijkheid tot investeringsaftrek.

Zelfstandige werkruimte

Of er sprake is van een zelfstandige werkruimte wordt gekeken naar of je het aan een willekeurige derde zou kunnen verhuren. Daarvoor is het nodig dat de werkkamer een eigen ingang heeft en eigen sanitair. Dit geldt sinds 2017 ook voor werkkamers in een huurwoning.

Minimale omzet eis

Daarnaast is er nog een eis dat je meer dan 70% van je winst in of vanuit de werkruimte behaalt en 30% van de winst moet zijn toe te rekenen aan het werken in de werkruimte. Als je elders nog een werkruimte huurt, geldt als eis dat je voor ten minste 70% van je inkomen in de werkruimte thuis moet verdienen. Alleen onder deze voorwaarden mag je de kosten in aftrek brengen voor de werkkamer zelf en de inrichting ervan. Dit geldt sinds 2017 ook voor werkkamers in een huurwoning.

De aftrek voor een koopwoning is gelijk aan het voordeel dat je in box 3 aan de werkkamer moet toerekenen en per 2017 dus afhankelijk van je vermogen.

Bij een huurwoning is een evenredig deel van de huurprijs aftrekbaar. Ook eventuele servicekosten mag je daarbij rekenen.

Hulpmiddel Belastingdienst

Om er makkelijk achter te komen of je werkruimte zakelijke aftrekbaar is, heeft de Belastingdienst op haar site een handig hulpmiddel geschreven. Klik hier om naar het hulpmiddel te gaan. 

Let wel op dat je de keuze voor privé of zakelijk vermogen éénmalig maakt, dus in het jaar van starten of in het jaar van aanschaf/eerste huur van het onroerend goed.

Lees voor meer informatie over de aftrekbare kosten van je werkruimte thuis dit artikel.

aftrekbare kosten zzp

Werkkleding

Werkkleding is kleding die je (bijna) uitsluitend kan dragen in het kader van je onderneming. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding (bijvoorbeeld: een uniform of overall). Dan is de kleding voor zowel de btw als de inkomstenbelasting volledig zakelijk aftrekbaar.

Is de kleding ook geschikt om buiten je onderneming te gebruiken? Dan moet de kleding zijn voorzien van een beeldmerk met een oppervlakte van minimaal 70 cm2.  Het beeldmerk moet verwijzen naar je onderneming. Voldoet het kledingstuk niet aan deze voorwaarden? Dan is het helaas niet aftrekbaar voor zowel de inkomstenbelasting als de btw.

Verblijfkosten

Verblijfkosten zoals hotelovernachtingen zijn volledig aftrekbaar voor zowel de inkomstenbelasting als de btw. Let wel op, hiermee bedoel ik echt de overnachtingskosten. Niet de horecakosten zoals ontbijt, koffie en thee etc. Die zijn weer beperkt aftrekbaar.

Vaartuigen voor representatieve doeleinden

De aanschaf van een boot (sloep of jacht) voor representatieve doelen is zowel voor de btw als de inkomstenbelasting niet aftrekbaar. Tenzij je een verhuurbedrijf bent van sloepen of jachten.

Het huren van een boot is ook niet aftrekbaar. Tenzij je reclame van je eigen bedrijf op de boot plaatst. Dan is het mogelijk aftrekbaar.

Aftrekbare zakelijke kosten: reiskosten met privé auto

Zakelijke reizen met je privé auto zijn voor 0,19 cent per kilometer aftrekbaar. Dit boek je dan als aftrekbare zakelijke kosten en als privé storting. Om aan te tonen dat je de kilometers hebt gemaakt, dien je wel een agenda en overzicht van kilometers bij te houden. Daarnaast een notitie met reden waarom het een zakelijke reis was.

Andere reiskosten zoals die met openbaar vervoer of met een eigen fiets zijn ook aftrekbaar. Klik hier voor meer uitleg over de aftrekbare reiskosten.

Auto van de zaak

Je kan er ook voor kiezen een auto van de zaak te hebben. Dit wil zeggen dat je de auto zakelijk hebt gekocht of vanuit privé in je zaak hebt gebracht. Dan mag je de kosten in aftrek brengen. Rijd je in een jaar 500 kilometer of meer privé? Dan zul je rekening moeten houden met een bijtelling voor privé gebruik. Dit voor zowel de inkomstenbelasting als de btw.

Wil je meer weten over de aftrekbare kosten van de auto van de zaak en de bijtelling? Lees in dit artikel er meer over.

Investering of aftrekbare kosten

Zakelijke uitgaven zijn onder te verdelen in kosten of investeringen.  

Investeringen zijn zakelijke uitgaven voor materiële goederen boven de € 450 excl. btw, die meerdere jaren meegaan. Denk hierbij aan een laptop, auto etc. Deze goederen komen op de balans voor je aangifte inkomstenbelasting (jaarlijkse belastingaangifte) te staan. Onder materiële vaste activa. Ook bij de start van je onderneming waarbij je de goederen eerst privé hebt gekocht en bij de start van je onderneming zakelijk inbrengt mogen de goederen op de balans geplaatst worden.

Over deze investeringen (roerende goederen) schrijf je dan in 5 of 10 jaar af (dus niet gelijk in jaar van aanschaf als kosten). Dit is een wettelijke termijn. Over onroerend goed schrijf je langer af.

Uitgaven van materiële goederen onder de € 450 excl. btw zijn kleine aanschaffingen en mogen als kosten in aftrek worden gebracht van de winst in het jaar van aanschaf. Deze komen op de winst- en verliesrekening van het betreffende boekjaar (jaar van aangifte inkomstenbelasting).

Denk hierbij ook aan de mogelijkheid van investeringsaftrek. Dat kan een leuk belastingvoordeel opleveren.

investering zzp

Afschrijvingen

De investeringen van materiële vaste activa breng je in principe niet in één keer in hetzelfde jaar van aanschaf als kosten op je winst- en verliesrekening. Dat doe je wel met aanschaffingen beneden de € 450 excl. btw.

Investeringen komen op de balans. Wettelijk is bepaald dat je over roerende goederen 5 jaar moet afschrijven. Daarbij kan je rekening houden met een restwaarde. Maar veel producten zijn tegen die tijd al verouderd waardoor je ze volledig mag afschrijven. Denk maar aan een laptop, na 5 jaar is die meestal niet veel meer waard.

De laptop wordt ieder jaar minder waard. Dus ieder jaar breng je dan ⅕ van de aanschafwaarde als kosten op je winst- en verliesrekening. Dit noemen ze afschrijvingskosten. Dit verlaagt in die vijf jaar je winst. Zo doe je dat met al je investeringen.

startersaftrek

Let op, als je starter bent mag je nog gebruik maken van willekeurig afschrijven. Dan mag je over bepaalde de investeringen in één keer afschrijven. Dit kan een belastingvoordeel opleveren. Hoeveel dat is en of het handig is om te doen hangt af van de rest van de aangifte inkomstenbelasting.

Investering en ook deels privé gebruik

Het kan voorkomen dat je goederen aanschaft die je deels zakelijk en deels privé gaat gebruiken. Denk aan bijvoorbeeld je auto. Zet je die op de zaak of in privé?

De hoofdregel luidt als volgt. Bij meer dan 90% zakelijk gebruik, moet het zakelijk geboekt worden (voor zowel btw als inkomstenbelasting). Bij minder dan 10% zakelijk gebruik, moet het privé geboekt worden (voor zowel de btw als de inkomstenbelasting).

Gemengd gebruik, keuzevermogen

Dat is op zich helder. Maar bij gemengd gebruik, van meer dan 10% zakelijk en minder dan 90% zakelijk gebruik sta je voor een keuze.

Je hebt dan de keuze om bij aanschaf de goederen geheel tot je zakelijk vermogen of geheel tot je privévermogen te rekenen. Dit geldt voor zowel voor de inkomstenbelasting als de btw (omzetbelasting). Je kan bijvoorbeeld een auto voor de inkomstenbelasting privé boeken en voor de omzetbelasting (btw) zakelijk. Samenvattend heb je voor zowel de inkomstenbelasting als de omzetbelasting drie keuzes, je rekent de goederen:

  • geheel tot je privé vermogen (de btw en de kosten voor de inkomstenbelasting zijn niet aftrekbaar)
  • gedeeltelijk tot je privé vermogen en gedeeltelijk tot je ondernemingsvermogen (de btw en de kosten voor de inkomstenbelasting zijn alleen voor het zakelijke deel aftrekbaar)
  • volledig tot je ondernemingsvermogen (alle btw is aftrekbaar, op de laatste aangifte van het jaar geef je de btw over het privé gebruik aan, de kosten zijn verder aftrekbaar voor de inkomstenbelasting).

Het privégebruik stel je vast op basis van het werkelijke gebruik. Voor de btw corrigeer je dit dan in de laatste btw aangifte van het jaar. Doorgaans is dat de btw aangifte over het vierde kwartaal.  

In welke periode boek je de kosten

Over het algemeen ontvang je de meeste facturen van kosten die over dezelfde periode als de factuurdatum gaat. Maar sommige kosten hebben betrekking op een andere periode dan wanneer je de factuur ontvangt. Hoe ga je daarmee om?

De kosten voor de inkomstenbelasting boek je in de periode waar ze betrekking op hebben. Dus hebben de kosten voor de aangifte inkomstenbelasting van de boekhouder betrekking op het voorgaande jaar, dan boek je ze als kosten in het voorgaande jaar. Ontvang en betaal je de factuur pas in het volgende jaar? Dan blijven de kosten toch in het voorgaande jaar geboekt staan. Deze komen dan als nog te betalen kosten op de balans.

Maar let op. Voor de btw gaat het anders. De btw die op de factuur vermeld staat boek je in de periode van factuurdatum van de factuur. Over die periode boek je ook de btw.

Meer belastingtips?

Wil je nog meer tips en uitleg over hoe je als zzp’er je belastingzaken regelt en daarmee ook belasting kan besparen? Klik dan op één van de volgende categorieën voor meer informatie.

 

Kan ik je ergens bij helpen?

Wil je graag deskundig persoonlijk advies van een belastingadviseur? Neem vrijblijvend contact met me op.

Gratis tips om belasting te besparen

Je e-mailadres zal alleen gebruikt worden voor verzending van de gratis tips.

Zelfstandig belastingadviseur voor de ZZP’er. Lid van het Register Belastingadviseurs.

Comments(18)