Voor de meeste zzp’ers is btw aangifte doen de eerste belastingaangifte die ze voor de eenmanszaak doen. In dit artikel leg ik je graag uit over hoe je je eerste btw aangifte opstelt. De volgende onderwerpen komen aan bod:

• Btw aangifte doen in het kort
• Btw en omzetbelasting is hetzelfde
• Ben je ondernemer voor de btw
• Verricht je deels vrijgestelde en deels belaste prestaties?
• Wanneer en hoe vaak moet je btw aangifte doen?
• Wanneer moet je btw betalen?
• Ik krijg btw terug. Wanneer komt het op mijn bankrekening?
• Welke gegevens heb je nodig om btw aangifte te doen?
• Btw aangifte doen in Excel (gratis)
• Fout gemaakt met btw aangifte doen? Zo kan je het corrigeren
• Let op: factuurdatum is niet betaaldatum
• Aangeven van de omzet van binnenlandse afnemers op de btw aangifte
• Aangeven van de omzet van buitenlandse afnemers op de btw aangifte
• ICP aangifte
• Aangeven van facturen uit het buitenland in je btw aangifte
• Aangeven van de voorbelasting op inkopen
• Correctie btw wegens privé gebruik
• Horecakosten zijn niet aftrekbaar voor de btw
• Btw kleine ondernemersregeling
• Te laat btw aangifte gedaan
• Btw te laat betaald

Btw aangifte doen in het kort

De btw is een zogenaamde ‘aangiftebelasting’. Dit betekent dat je zelf moet uitrekenen hoeveel btw je moet betalen.

Hierbij gaat het om btw die je over je omzet moet afdragen. Deze btw heb je ook in rekening gebracht bij je klanten. Uitzondering hierop is als je btw vrijgestelde prestaties verricht. Voor een overzicht van de vrijstellingen verwijs ik je graag naar de website van de Belastingdienst.

Over de kosten die je maakt wordt vaak ook btw in rekening gebracht. Deze btw mag je terugvragen bij het doen van je btw aangifte.

Je doet btw aangifte over een bepaalde periode. Daarvoor krijg je een uitnodiging van de Belastingdienst. Let op dat je met de facturen uitgaat van factuurdatum en niet van betaaldatum.

Als uit de btw aangifte een te betalen bedrag rolt, dan moet je dat voor het verstrijken van de betalingstermijn aan de Belastingdienst overmaken. Mocht uit de btw aangifte blijken dat je recht hebt op een teruggave, dan ontvang je dat bedrag op je bankrekening. Dit is het geval bij bijvoorbeeld grotere investeringen zoals een aanschaf van een auto.

Lever je goederen of diensten aan het buitenland dan gelden er specifieke regels. Lees verderop in het artikel voor meer informatie daarover.

Btw en omzetbelasting is hetzelfde

Men gebruikt of de woorden btw of omzetbelasting. Het betekent hetzelfde.

Ben je ondernemer voor de btw?

Als eerste is het de vraag of je ondernemer bent voor de btw. Dit ben je als met btw belaste prestaties verricht. Als je die niet verricht, ben je geen ondernemer voor de btw. Dan krijg je ook geen uitnodiging om btw aangifte te doen. Daarnaast kan je de door jou betaalde btw op je uitgaven dan ook niet terugvragen.

Lees het artikel ‘Wanneer ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting en de btw‘ voor meer informatie. In het vervolg van dit artikel ga ik uit dat je btw ondernemer bent.

Verricht je deels vrijgestelde prestaties en deels belaste prestaties?

Het kan zijn dat je deels vrijgestelde prestaties verricht (dus niet belast voor de btw) en belaste prestaties. Dan hoef je de vrijstelde prestaties niet in je btw aangifte mee te nemen. De met btw belaste prestaties wel.

Voor wat betreft de kosten is ook niet alle btw aftrekbaar als voorbelasting. Je zou dan een splitsing moeten aanmaken naar gebruik van de kosten voor belaste en onbelaste prestaties. Voor het gebruik van de belaste prestaties mag je wel de btw terugvragen en voor het gebruik voor onbelaste prestaties niet.

Wanneer en hoe vaak moet je btw aangifte doen?

Btw aangifte doen doe je doorgaans ieder kwartaal. Dan in de maand na het kwartaal. Dus in april over het eerste kwartaal, juli over het tweede kwartaal, oktober over het derde kwartaal en januari over het vierde kwartaal. Je hebt dan een maand de tijd om btw aangifte te doen. Doe je dit niet op tijd dan riskeer je een boete.

Daarnaast kan het zijn dat je een correctie moet aangeven. Correcties tot € 1.000 kunnen in het volgende kwartaal worden meegenomen. Correcties daarboven moeten via een suppletieaangifte worden ingediend. Dit kan je doen via het inloggedeelte op de site van de Belastingdienst.

Wanneer moet je btw betalen?

Voor het einde van de maand waarin je btw aangifte doet, moet je de btw aan de Belastingdienst overmaken. Zorg dat het uiterlijk de laatste dag van die maand op de rekening van de Belastingdienst staat. Betaal je te laat? Dan riskeer je een boete.

Ik krijg btw terug. Wanneer krijg ik het op mijn bankrekening?

Wanneer je na indienen van je btw aangifte recht hebt op een teruggave, dan krijg je dat meestal binnen 4-6 weken op je bankrekening gestort. Dat is als de Belastingdienst bekend is met je bankrekening. In sommige gevallen, wanneer de teruggave hoger is dan voorgaande periodes, kan de Belastingdienst vragen om kopieën van facturen te sturen. Dit ter controle. Of je wel recht hebt op de teruggave.

Welke gegevens heb je nodig om btw aangifte te doen?

Om je btw aangifte te kunnen doen heb je in ieder geval de volgende gegevens nodig:

• overzicht van verkoopfacturen naar je klanten met daarop de totale omzet exclusief btw en het totaal aan ontvangen btw daarover
• overzicht van de inkoopfacturen van je uitgaven met daarop het totale bedrag exclusief btw en de totale betaalde btw daarover

Controleer je bankafschriften of je alle bonnetjes hebt meegenomen. Let op dat je de factuurdatum meeneemt en niet betaaldatum.

Btw aangifte doen met boekhoudsoftware

De btw-aangifte berekenen doe je gemakkelijk met online boekhoudsoftware. Het pakket berekent na iedere verstuurde factuur of boeking de btw-aangifte. Deze staat dus altijd voor je klaar en geeft je zo ruim van tevoren inzicht hoeveel btw er betaald moet worden. Hierdoor kom je nooit voor verrassingen te staan. Een selectie van goede boekhoudpakketten vind je hieronder.

 

Fout gemaakt met btw aangifte doen? Zo kan je het corrigeren

Fouten maken we allemaal weleens. Maar hoe kan je het met je btw aangifte corrigeren? Allereerst is het van belang te weten wanneer je de fout maakt en wanneer je ontdekt dat je een fout hebt gemaakt. Heb je de fout gemaakt met btw aangifte doen en de tijd om btw aangifte te doen is nog niet verstreken? Dan kan je nog een gecorrigeerde btw aangifte insturen naar de Belastingdienst.

Is de tijd om btw aangifte te doen al verstreken? Dan is het de vraag of het bedrag dat je aan (extra) btw moet betalen onder de € 1.000 ligt? Dan mag je het in de eerstvolgende btw aangifte meenemen.

Het kan ook zijn dat het bedrag boven de € 1.000 ligt. Dan moet je een suppletie btw aangifte indienen. Dat kan via de de website van de Belastingdienst. De btw suppletie dien je dan in en dan wacht je op bericht van de Belastingdienst. Vervolgens kan je het bedrag overmaken.

Zorg dat het bedrag dat je op de suppletieaangifte niet te hoog is. Het kan zijn dat je anders een verzuimboete krijgt.

Let op! Factuurdatum niet betaaldatum

Bij het btw aangifte doen gaat het om factuurdatum en niet om betaaldatum. Dit is een veelgemaakte fout van startende zzp’ers. Het kan dus zijn dat je btw moet betalen aan de Belastingdienst nog voordat je zelf de btw van je klanten hebt ontvangen.

Aangeven van de omzet van binnenlandse afnemers op de btw aangifte

In de btw aangifte moet je de omzet over die periode aangeven. Hierbij maakt de btw aangifte onderscheid tussen omzet voor klanten in Nederland of buiten Nederland. De ‘binnenlandse’ omzet en het bijbehorende bedrag aan btw vul je in in de rubrieken 1a t/m 1e.

De buitenlandse omzet vul je in rubriek 3a t/m 3c in. In het vervolg van dit artikel zal ik meer vertellen over hoe om te gaan met de buitenlandse btw.

Aangeven van de omzet van buitenlandse afnemers op de btw aangifte

Zoals in de vorige paragraaf al aangegeven, vul je de buitenlandse omzet in rubriek 3a t/m 3c van de btw aangifte in. Hierbij is het van belang of je diensten of goederen naar landen binnen de EU of buiten de EU levert. Bij binnen de EU moet je ook het btw nummer van de klant op je factuur vermelden. Bij buiten de EU hoeft dit niet.  Voor diensten en goederen naar landen binnen de EU dien je ook een ICP aangifte in te dienen. Dit over dezelfde periode.

ICP aangifte

Een ICP aangifte is een aangifte voor opgaaf intracommunautaire prestaties. Hierin vul je alle intracommunautaire leveringen en intracommunautaire diensten in, die je hebt geleverd aan klanten die in andere EU-landen btw-aangifte moeten doen. De ICP aangifte doe je dus naast de gewone btw aangifte. De bedragen in rubriek 3b van de btw aangifte moet overeenkomen met die van de ICP aangifte.

Aangeven van facturen uit het buitenland in je btw aangifte

Heb je een factuur uit het buitenland ontvangen en vraag je je af hoe je dit in je btw aangifte moet verwerken? Dan staat er waarschijnlijk geen btw op de factuur, maar moet je de factuur wel aangeven in je btw aangifte. Graag verwijs ik naar het artikel voor meer informatie hoe om te gaan met facturen uit het buitenland en je btw aangifte.

Aangeven van de voorbelasting op inkopen

De btw die je op je inkopen doet kan je terugvragen bij je btw aangifte. De betaalde btw wordt ook wel voorbelasting genoemd. Je hebt de belasting vooruit betaald. Deze komt dan in mindering op je te betalen btw van je omzet.

De uitkomst van de te betalen btw uit je omzet en terug te vragen btw op je inkopen bepaalt of je btw moet betalen of terugkrijgt op je btw aangifte.

Correctie btw wegens privé gebruik

Sommige kosten zijn zowel zakelijk als privé. Voor deze kosten moet dan een deel van de btw aftrek worden gecorrigeerd. Hier gaat het dan om het deel dat je voor privé gebruikt. Bijvoorbeeld de bijtelling wegens privé gebruik auto.  Dit artikel kan je meer vertellen over wat wel en geen zakelijk aftrekbare kosten zijn.

De correctie mag je gedurende het jaar toepassen of ervoor kiezen om in de laatste btw aangifte van het jaar de correctie toe te passen. Dit vul je dan in in rubriek 1d van de btw aangifte.

Horecakosten zijn niet aftrekbaar voor de btw

Vanwege het privé element zijn horecakosten niet aftrekbaar voor de btw. De btw mag je wel weer als kosten boeken voor de inkomstenbelasting.

Btw kleine ondernemersregeling

Heb of verwacht je in een kalenderjaar minder dan € 20.000,- binnenlandse omzet dan kan je overwegen gebruik te maken van de kleine ondernemersregeling. Als je gebruik maakt van de nieuwe regeling, hoef je geen btw op je leveringen te berekenen. Ook hoef je slechts een beperkte btw-administratie bij te houden en geen btw-aangifte in te dienen. Je kan echter de BTW over de investeringen ook niet meer aftrekken. In dit artikel lees je meer over de KOR.

Te laat btw aangifte gedaan

Heb je te laat btw aangifte gedaan? Dan kan het zijn dat je een boete krijgt van de Belastingdienst. Er geldt een coulancetermijn van zeven kalenderdagen na de uiterste aangiftedatum. Als de aangifte binnen deze termijn door de Belastingdienst is ontvangen, krijg je geen boete. Als je aangifte later binnenkomt is het een aangifteverzuim en ontvang je een boete van € 65.

Btw te laat betaald

Je betaalt te laat als je betaling bij de Belastingdienst binnenkomt na de uiterste betaaldatum. Gelukkig komt de Belastingdienst je nog tegemoet met een coulancetermijn. Als je alsnog betaalt binnen de coulancetermijn, krijg je mogelijk geen boete. Let op: mogelijk geen boete. De coulancetermijn begint na de uiterste betaaldatum en eindigt zeven kalenderdagen na de uiterste betaaldatum.

Als je te laat betaalt, maar binnen de coulancetermijn, dan zijn er twee mogelijkheden:

• Je betaalde de vorige aangifte op tijd en volledig. Dan krijg je geen betaalverzuimboete. Je ontvangt wel een verzuimmededeling.
• Je betaalde de vorige aangifte te laat of niet volledig. Dan krijg je een betaalverzuimboete van 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 5.278.

Het kan ook zijn dat je te laat betaalt en ook buiten de coulancetermijn. Dan krijg je een betaalverzuimboete van 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 5.278.

Een andere mogelijkheid is dat je te laat betaalt en deels binnen en deels na de coulancetermijn. In dat geval krijg je voor het totale te laat betaalde bedrag (het totaal van het bedrag dat je binnen en na de coulancetermijn hebt betaald) een betaalverzuimboete van 3%, met een minimum van € 50 en een maximum van € 5.278.

Wil je meer belastingtips?

Wil je naast de  hierboven genoemde tips over btw aangifte voor zzp, nog meer tips en uitleg over hoe je als zzp’er je belastingzaken regelt? Daarmee kan je ook belasting besparen? Klik dan op één van de volgende categorieën voor meer informatie.

• starters
• aangifte inkomstenbelasting zzp
• btw aangifte zzp
• zzp zelf boekhouden
• tips om belasting te besparen

Lees dit artikel voor meer informatie over de vijf belangrijkste aftrekposten voor de zzp.

Wil je zelf je belastingaangifte 2021 doen en ontvang je graag tips? Lees dit artikel over je belastingaangifte 2021 om zo veel mogelijk belasting te besparen.

Zorg er ook voor dat je geen aftrekbare kosten vergeet. De lijst in dit artikel kan je veel belasting besparen.

Kan ik je ergens bij helpen?

Word dan lid van Het Ondernemerscollectief en maak gebruik van de fiscale helpdesk of neem vrijblijvend contact met mij op.